8 barreras que dificultan el cambio en las pequeñas prácticas médicas

La industria de la salud está cambiando constantemente por muchas razones. Más recientemente, la mejora de la calidad ha sido la tendencia y las pequeñas prácticas médicas se enfrentan a la implementación de estrategias complejas para mejorar la calidad de la atención de los pacientes. Varias mejoras que una práctica médica puede considerar incluyen reducir los tiempos de espera , mejorar las prácticas de seguimiento del paciente, mejorar las quejas de los pacientes, mejorar la documentación clínica y estandarizar los procesos.

Para implementar el cambio en una pequeña práctica médica, es importante identificar y comprender las barreras y los desafíos que dificultan el cambio. Existen barreras internas y externas que dificultan el cambio en las pequeñas prácticas médicas.

Las barreras internas incluyen:

  • Resistencia del personal al cambio
  • Falta de motivación de los miembros de la práctica.
  • Falta de relación entre los miembros de la práctica.
  • Falta de espacio adecuado.
  • Luchas de poder

Las barreras externas incluyen:

  • Competencia
  • Reforma de pagos
  • Participación del paciente

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Resistencia del personal al cambio

La resistencia al cambio ocupa un lugar destacado en la lista de barreras para implementar cambios en cualquier entorno. En una práctica médica en la que el trabajo en equipo es esencial, es importante predecir las fuentes de resistencia y desarrollar estrategias para trabajar alrededor de ellos. Algunas de las razones más comunes por las que el personal puede resistirse al cambio incluyen:

  1. El miedo a lo desconocido. Las personas tienden a asociarse automáticamente o percibir el cambio como una experiencia negativa. Esto es especialmente cierto si no tienen una advertencia adecuada o sin entender cómo afectará su trabajo.
  2. El miedo a perder sus puestos de trabajo. Las personas a menudo perciben el cambio como una amenaza para sus trabajos. Pueden ver la implementación de nuevos procesos como una reestructuración y pensar que si la práctica médica se vuelve más eficiente, su posición será eliminada.
  3. Falta de confianza. Si los miembros de la práctica no confían en la administración, es menos probable que sigan fácilmente las nuevas políticas y procedimientos. Si la administración ha perdido la confianza o nunca se ha ganado realmente la confianza de los miembros de la práctica, pueden resistirse al cambio.
  4. Prefiere la rutina. Algunas personas no tienen ninguna razón para resistirse al cambio, excepto que prefieren su rutina actual. Después de trabajar en el mismo lugar, en la misma posición, durante muchos años, es más fácil seguir con lo familiar. Estas personas no disfrutan aprendiendo cosas nuevas y es probable que sean los miembros de la práctica más resistentes.
  5. Mal tiempo.  Cada paso en una transición o implementación debe introducirse en el momento adecuado. Si no, los miembros de la práctica definitivamente resistirán cualquier cambio que se introduzca con resistencia.

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Falta de motivación de los miembros de la práctica

Los miembros de la práctica que carecen de motivación para implementar el cambio son diferentes de los que se resisten al cambio. La resistencia es la negativa a aceptar o cumplir con un cambio. La falta de motivación se refiere a la falta de voluntad de alguien debido a la falta de deseo o interés. 

Otra diferencia entre la resistencia y la motivación es que la resistencia se puede superar comunicando al personal qué incluyen los cambios, quiénes se verán afectados por ellos y cómo los cambios los afectarán antes de que se implementen los cambios. La motivación, por otro lado, es un poco más compleja.

Hay dos tipos de motivadores: intrínsecos y extrínsecos.

Los motivadores intrínsecos son impulsados ​​por factores internos. Un individuo gana satisfacción personal al emprender una actividad específica. Algunos ejemplos de motivadores intrínsecos son el logro, el reconocimiento, el disfrute o un sentido de realización.

Los motivadores extrínsecos  son impulsados ​​por factores externos. Por lo general, estos involucran algún tipo de control ya sea dando o reteniendo recompensas, o alguna forma de castigo. Algunos ejemplos de motivadores extrínsecos son el dinero, los elogios, las medidas disciplinarias, la seguridad laboral o los beneficios.3

Falta de relación entre los miembros de la práctica

Cuando los miembros de la práctica carecen de relación, carecen de cohesión y productividad. Para tener éxito, especialmente durante un tiempo de cambio, los miembros de la práctica deben confiar, apoyarse y respetarse mutuamente. 

Antes de implementar el cambio en una práctica pequeña, puede ser necesario usar actividades de formación de equipos para mejorar las relaciones entre los miembros de la práctica. Al aire libre

Aquí hay diez identificadores que practican que los miembros carecen de relación:

  1. Quejas de pacientes sobre calidad de servicio.
  2. Disminución de la productividad.
  3. Confusión sobre roles y responsabilidades laborales
  4. Tareas no realizadas de manera adecuada u oportuna.
  5. Falta de motivación
  6. Tareas rutinarias que requieren decisiones complejas.
  7. Conflictos entre miembros de la práctica.
  8. Actitudes negativas hacia la gestión.
  9. Quejas de favoritismo
  10. Falta de cooperacion

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Falta de espacio adecuado

Las prácticas médicas tradicionales a menudo carecen del espacio adecuado para implementar cambios. Específicamente, los cambios realizados para mejorar el flujo del paciente a menudo son difíciles debido a diseños obsoletos. Los costos de remodelar o mudarse a un espacio más grande pueden no ser una opción debido a la presión financiera que podría poner en la práctica. 

Realizar una evaluación del flujo del paciente  puede ayudar a determinar si el espacio es realmente el problema o si se deben hacer cambios en el proceso. Si se determina que el problema es realmente el espacio, lo mejor para la práctica es invertir en la construcción que mejorará la satisfacción del paciente para los pacientes actuales y futuros.5

Luchas de poder

Hay muchas luchas de poder en una práctica médica. Una de las barreras para implementar el cambio es la lucha entre brindar atención de calidad y reducir los costos. La mala calidad de la atención y el aumento de los costos de la atención médica han estado en el centro de los esfuerzos de reforma de la atención médica durante muchos años.

La investigación indica que los modelos de pago tradicionales basados ​​en volumen son responsables de los problemas con la calidad y los costos de la atención. Los modelos de pago basados ​​en volumen alientan a los proveedores a tratar a más pacientes para generar mayores ganancias sin tener en cuenta la mejora de los resultados de calidad o la reducción de costos, mientras que los modelos de pago basados ​​en valor alientan a los proveedores a lograr ciertas medidas de rendimiento para generar mayores reembolsos. 

Las prácticas médicas que intentan mejorar los resultados de calidad y reducir los costos son conscientes de la constante lucha de poder entre la atención al paciente y el mantenimiento de la salud financiera. Hasta que cambien los modelos de pago que apoyan la calidad de la atención y permiten que la práctica médica logre la sostenibilidad financiera, es probable que la implementación del cambio continúe obstaculizada.6

Competencia

Una competencia saludable es buena para los negocios, sin embargo, un gran número de prácticas médicas independientes están consolidando sus prácticas para convertirse en una práctica médica multiespecializada. Algunos expertos indican que la combinación de diferentes especialidades de médicos en una práctica es beneficiosa para los pacientes y para la práctica. 

Las prácticas médicas independientes tienen la responsabilidad exclusiva de mantener y actualizar los equipos, el software (tecnología de la información) y la infraestructura existentes. Estos costos pueden poner una tensión en la oficina médica con un flujo de efectivo limitado. Los requisitos para ICD-10, HIPAA, el uso significativo y la implementación del registro de salud electrónico requieren que los proveedores de atención médica aumenten sus capacidades en tecnología de la información y educación.

Las prácticas más grandes están en una mejor posición financiera para implementar estos cambios.7

Reforma de pagos

Los recortes de reembolso de Medicare y Medicaid, también identificados como reformas de pago, son una gran barrera para el cambio en una pequeña práctica médica. Los recortes de Medicare y Medicaid crean un importante revés financiero para las prácticas independientes o privadas. Las bajas ganancias hacen que sea casi imposible implementar el cambio porque las prácticas pequeñas apenas pueden mantener mucho menos hacer mejoras.

Además, las prácticas que tratan a un gran número de pacientes de Medicare y / o Medicaid, la reducción en el reembolso puede hacer que dejen de aceptar nuevos pacientes de Medicare y Medicaid como mínimo. Para algunos, significa cerrar su práctica. 8

Participación del paciente

Sin la participación del paciente, es difícil implementar el cambio. Una forma fácil y efectiva de asegurarse de que sus pacientes reciban información importante para su cuidado es darles folletos. Los cinco folletos más necesarios para pacientes nuevos incluyen:

  1. El primer folleto de la visita.
    • Mensaje de bienvenida del paciente
    • Una introducción a la práctica médica.
    • Una breve biografía de cada médico.
    • Lo que deben esperar de su primer examen.
    • Información del contacto
    • Horas de operación
    • Servicios prestados
    • Otros lugares
  2. La lista de qué traer a cada visita.
    • Información del seguro
    • identificación fotográfica
    • Parte responsable / Información
    • Información demográfica
    • Pagos
    • Información clínica
    • Contactos de emergencia
    • Informacion de accidente
    • Directivas avanzadas
    • Pre-autorizaciones / Referencias
  3. La politica de pago
    • Los montos de copagos, deducibles y coseguros se deben antes de que se presten los servicios para cada visita
    • Los pacientes que pagan por cuenta propia son responsables de pagar el monto total en su totalidad.
    • Formas aceptables de pago tales como cheques personales, tarjetas de crédito y tarjetas de débito
    • Cargos por pagos atrasados ​​por montos facturados no pagados dentro de un cierto período
    • Cargos por citas perdidas no canceladas o reprogramadas por adelantado
    • Una lista de  las compañías de seguros participantes.
    • Los pacientes deben proporcionar un comprobante de seguro antes del tratamiento o ser considerados de pago personal
  4. El aviso de prácticas de privacidad.
    • Cómo el proveedor usará y divulgará su PHI
    • Los derechos que tienen los pacientes sobre su propia PHI.
    • Una declaración que informa al paciente de las leyes que requieren que el proveedor mantenga la privacidad de su PHI
    • Con quién pueden comunicarse los pacientes para obtener más información sobre las políticas de privacidad del proveedor
  5. La   encuesta de satisfacción del paciente.
    • ¿Se habló con respeto al paciente cuando llamaba para una cita?
    • ¿Fue el paciente recibido por la recepcionista con cortesía y respeto?
    • ¿Cuánto tiempo esperó el paciente para ver al médico?
    • ¿La enfermera y el médico explicaron los detalles de los servicios prestados al paciente?
    • ¿Contestaron la enfermera y el médico todas las preguntas del paciente?
    • ¿Recibió el paciente un excelente servicio al cliente?
    • ¿Estaba la sala de examen limpia, cómoda y preparada?
    • ¿Era la sala de espera segura, limpia y espaciosa?

Esta no es una lista exhaustiva, sino solo algunas formas básicas de mantener a los pacientes atentos y conscientes de lo importante que es su participación para su propio cuidado.

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I am Dr. Christopher Loynes and I specialize in Bone Marrow Transplantation, Hematologic Neoplasms, and Leukemia. I graduated from the American University of Beirut, Beirut. I work at New York Bone Marrow Transplantation
Hospital and Hematologic Neoplasms. I am also the Faculty of Medicine at the American University of New York.