Cómo desarrollar una política de cobros por adelantado para su consultorio médico

Para una oficina médica, los cobros por adelantado de los copagos son una parte importante del ciclo de ingresos. Las cobranzas por adelantado reducen la cantidad de cuentas de pacientes que terminan en deuda incobrable o en estado de cobranza. Es más fácil cobrar a los pacientes antes de que se presten los servicios 60 días después de que el seguro finalmente haya pagado.

Desarrollar un sistema

Su  consultorio  o consultorio médico necesita un sistema de cobros por adelantado que sea preciso y consistente. Su póliza debe ir más allá de simplemente asegurarse de que a los pacientes se les solicite su copago o tarifa cuando llegan para su cita o procedimiento.

Su sistema se iniciará tan pronto como se programe la cita para que sepa cuál será la responsabilidad del paciente. Después de determinar esto, debe asegurarse de que el paciente sepa qué esperar de su responsabilidad financiera antes de la cita. Cuando lleguen para el servicio, nuevamente tendrá procedimientos establecidos para solicitar el pago y proporcionar opciones de manera consistente.

La precisión y la consistencia, junto con un sistema para determinar y recopilar la responsabilidad del paciente, son las claves de su política de cobros por adelantado. Cuando desarrolle una política para colecciones por adelantado para su oficina, asegúrese de incluir los siguientes pasos.

Paso 1: Póngase en contacto con la compañía de seguros del paciente antes de la visita

Tan pronto como sea posible después de que se haya programado la cita, comuníquese con la compañía de seguros del paciente para verificar que el paciente todavía está cubierto y para verificar cualquier guía de certificación previa. Averigüe la información de copago , deducible y coseguro del paciente .

Paso 2: Revise su contrato de cuidado administrado

Verifique su contrato de atención médica administrada para determinar cuál es su reembolso por la visita, prueba o procedimiento del paciente. Necesitará esta cifra para calcular el copago.

Paso 3: Calcule el Copago

Calcule la responsabilidad estimada del paciente. Vea el ejemplo a continuación.

$ 100.00 Costo del procedimiento 
x 80% Tarifa de contrato 
= 80.00 Monto permitido 
– 50.00 Deducible por paciente 
– 10.00 Copago por paciente 
= 20.00 
x 20% Porcentaje de coseguro por paciente 
= 4.00 Monto de coseguro por paciente 
+ 50.00 Deducible por paciente 
+ 10.00 Copago por paciente 
= 64.00 Responsabilidad estimada por el paciente (Copago)

Paso 4: Recordatorio de llamada al paciente que incluye el copago esperado

Incluya la responsabilidad estimada del paciente en la llamada de recordatorio de cita, correo electrónico y carta. Cuando se comunique con un paciente para confirmar su próxima cita, asegúrese de recordarles que traigan su licencia de conducir u otra forma de identificación y su tarjeta de seguro actualizada. Adviértales que se espera que paguen su responsabilidad estimada antes de tener su procedimiento y enumere los métodos de pago aceptados.

Paso 5: Solicite el pago a la llegada para el pago.

El personal de la recepción debe solicitar el pago cuando el paciente llega para recibir el servicio antes de que lo vea el proveedor. Recuerde al paciente que la cantidad que están pagando se basa únicamente en una estimación. Nunca escriba el pago completo de los recibos hasta después de que haya recibido el pago de la compañía de seguros y la responsabilidad del paciente esté indicada en la explicación de beneficios (EOB).

Paso 6: Ofrecer opciones de pago

Ofrezca opciones de planes de pago para pruebas quirúrgicas y procedimientos de alto precio.

Paso 8: Publicar un letrero

Asegúrese de que las señales estén colocadas en las áreas de espera para pacientes, indicando claramente:

 “El pago se debe antes de los servicios prestados”

Nota: No solicite pago a pacientes de la sala de emergencia

Nunca intente cobrar el pago de los pacientes de la sala de emergencia hasta después de que hayan sido atendidos por un médico debido a las regulaciones de EMTALA .