Gestión de trámites de oficina

Hay una serie de tareas que entran en la categoría de procedimientos de oficina en la oficina médica. La ejecución adecuada de estas tareas es necesaria para la efectividad y la eficiencia de toda la oficina médica. Tener un manual detallado y bien desarrollado políticas y procedimientos en el lugar que sea fácilmente accesible para el personal de la oficina médica puede en gran medida fortalecer todo el equipo .1

Procedimientos de programación de pacientes

Programar citas con los pacientes no debería ser una batalla, pero a veces es un poco agitado. Crear un equilibrio entre ver suficientes pacientes que satisfagan las necesidades financieras de la práctica, pero que aún ofrezca un alto nivel de calidad, puede ser un desafío. Utilice estos consejos para ayudar a su consultorio médico a gestionar los conflictos de programación.2

Procedimientos de registro de pacientes

Muchos proveedores han dudado en asumir la tarea de convertir el sistema de registro médico en papel al registro de salud electrónico. Hacer el cambio puede llevar mucho tiempo y ser costoso. Además, los médicos y el personal pueden tener dificultades para pasar a una nueva forma de recopilar y manejar la información del paciente. Sin embargo, los beneficios superan con creces los desafíos.3

Procedimientos HIPAA

Cada oficina médica tiene una responsabilidad con sus pacientes según la ley federal para mantener su información personal de salud privada y segura. Las instalaciones parecen estar a merced de sus empleados cuando se trata de asegurarse de que cumplan con la HIPAA, sin embargo, todo lo contrario es cierto. Cuando se viola la seguridad de la PHI de un paciente, es una indicación de que hay un agujero en algún lugar de su política de cumplimiento de HIPAA.4

Procedimientos de flujo del paciente

Desde el momento en que un paciente programa una cita, llega al consultorio médico, se registra para su visita, se sienta en la sala de espera, espera en la sala de examen, es atendido por un médico, se retira y paga, y finalmente se va, solo el el paciente sabe si todo el proceso fluyó suavemente o no. Evalúe el flujo de su paciente para lograr su satisfacción.5

Precauciones de seguridad para empleados

Al igual que cualquier otra organización, existen riesgos de seguridad y salud que se pueden encontrar en el consultorio médico. OSHA tiene cinco pautas y normas que ayudarán a minimizar los incidentes y proteger a los empleados de la oficina médica. En6

Precauciones de seguridad para el paciente

 No pensaría en el consultorio de un médico como un lugar que requeriría pensar mucho en la seguridad del paciente. Sin embargo, la seguridad del paciente es un elemento clave para crear una experiencia positiva no solo para el paciente, sino también para su familia, los cuidadores, el personal. , y los medicos.

Teniendo en cuenta todos los aspectos de la interacción del paciente con el consultorio médico, muchas cosas pueden salir mal, pero un administrador y un equipo proactivos de la oficina preverán estos posibles problemas y eliminarán o minimizarán las posibles complicaciones.7

Manuales de referencia

Cada consultorio médico debe tener varios manuales que los empleados deberían poder consultar según el tema. Cuando los empleados tienen acceso a las herramientas adecuadas que se requieren para realizar sus tareas laborales, son más eficientes y confiables.8

Organizar reuniones efectivas

Las reuniones del personal de la oficina médica pueden ser bastante efectivas si se utilizan de manera eficiente y productiva. Las reuniones son una excelente forma de comunicación para toda la práctica y deben celebrarse con regularidad. Cuando las reuniones se programan semanalmente, quincenalmente o incluso mensualmente, los gerentes y el personal pueden abordar los problemas dentro de la oficina de manera oportuna.

Muchas veces las reuniones pueden volverse ineficaces cuando no hay suficiente planificación involucrada para adaptarse a las limitaciones de tiempo o la información presentada no está organizada adecuadamente. Aquí hay varias formas en las que puede organizar reuniones médicas más efectivas.