9 Consideraciones para el éxito de la práctica médica

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Flujo del paciente

Desde el momento en que un paciente programa una cita, llega al consultorio médico, se registra para su visita, se sienta en la sala de espera, espera en la sala de examen, recibe tratamiento de un médico, realiza el registro de salida y paga, y finalmente se retira. solo el paciente sabe si todo el proceso se desarrolló sin problemas o no.

Para determinar si su consultorio médico tiene un flujo de pacientes sin problemas, busque las respuestas a las siguientes preguntas:

  • ¿Se habló con respeto al paciente cuando llamaba para una cita? 
  • ¿Fue el paciente recibido por la recepcionista con cortesía y respeto?
  • ¿Cuánto tiempo esperó el paciente para ver al médico?
  • ¿La enfermera y el médico explicaron los detalles de los servicios prestados al paciente?
  • ¿Contestaron la enfermera y el médico todas las preguntas del paciente?
  • ¿Recibió el paciente un excelente servicio al cliente?
  • ¿Estaba la sala de examen limpia, cómoda y preparada?
  • ¿Era la sala de espera segura, limpia y espaciosa?

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Atención al cliente y satisfacción del paciente

Los estándares de práctica para la satisfacción del paciente abordan todos los aspectos de la interacción y el impacto del paciente, incluidos temas como la etiqueta telefónica, los saludos de los pacientes y los procedimientos de verificación, así como las notificaciones y la programación. Cuando una oficina tiene estándares y expectativas claras, la probabilidad de error o malentendido disminuye considerablemente y la satisfacción del paciente aumenta en gran medida.

Proporcionar atención de alta calidad y un excelente servicio al cliente evitará la pérdida de ingresos para el consultorio médico debido a un alto nivel de satisfacción del paciente. Es muy probable que los pacientes continúen regresando mientras estén satisfechos con  todo el proceso .

Entonces, ¿cómo averigua cómo los pacientes perciben el proceso de su consultorio médico?

  • Desarrollar y distribuir encuestas de satisfacción del paciente.
  • Siéntese en la sala de espera y observe lo que sucede desde ese punto de vista.
  • Ponerse a través de todo el proceso
  • Hable con su personal y averigüe de qué problemas pueden estar conscientes.

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Prácticas de contratación

Contratar al mejor personal del consultorio médico es una forma eficaz de fortalecer un proceso de control interno. La contratación de personal que sea competente, confiable y confiable al preseleccionar completamente a los candidatos es solo un buen sentido comercial. Las verificaciones de antecedentes y las verificaciones de referencia son maneras fáciles de eliminar las manzanas podridas y disuadir a ciertas personas de solicitar el trabajo. 

Hay cuatro partes del proceso de selección previa al empleo:

  1. Verificación de antecedentes penales: las verificaciones de antecedentes penales son una parte importante de su evaluación previa al empleo. El no llevar a cabo estas verificaciones podría poner a su consultorio médico en riesgo legal.
  2. Verificación de referencia: realizar verificaciones de referencia es un paso importante para finalizar el proceso de contratación con su candidato. Las verificaciones de referencia pueden revelar mucha información sobre su candidato que puede validar la información suministrada en la solicitud y reanudarla. 
  3. Evaluación de la salud: se requiere una evaluación de la salud, especialmente para los empleados que trabajan con pacientes. Su candidato debe tener una prueba cutánea de TB negativa para proteger a los pacientes y otro personal del consultorio médico y una prueba de detección de drogas para apoyar un lugar de trabajo sin drogas.
  4. Verificación de credenciales: la verificación de credenciales incluye la verificación del estado de certificación, licencia y / o título. Muchos puestos en el consultorio médico requieren educación superior para realizar las tareas del trabajo.

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Desempeño clave

  •  Cuentas por cobrar: El  informe de cuentas por cobrar , o AR, está diseñado para analizar la salud financiera de la oficina médica. Utilizando la fecha de alta de la cuenta del paciente, el informe AR calcula el tiempo que demora el pago de los reclamos médicos. 
  • Denegaciones: La resolución de negaciones es necesaria para alcanzar los objetivos financieros. Una forma importante de mejorar el flujo de efectivo en la oficina médica es hacer un seguimiento de las denegaciones mediante el cálculo de las tasas de negación. 
  • Colecciones: las tasas de cobranza ayudan a la oficina médica a determinar qué tan exitosa es la oficina en la recolección de cuentas por cobrar. Esta tasa dice mucho sobre el desempeño financiero de la oficina médica. Si desea saber qué tan efectivo es el cobro de cuentas por cobrar, entonces calcular la tasa de cobro es importante.

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La seguridad

Las preocupaciones de seguridad en el consultorio médico incluyen la seguridad tanto de los pacientes como de los empleados. Los gerentes deben tener un método para que los pacientes y empleados informen sus inquietudes de seguridad.

  • Seguridad ocupacional y ambiental Una evaluación de seguridad ocupacional y ambiental se centra en el entorno laboral de la oficina médica que puede causar daños, lesiones o enfermedades al personal. Este tipo de evaluación puede usarse para prevenir, eliminar y reducir los peligros en el lugar de trabajo que se relacionan directamente con la exposición a sangre o fluidos corporales, derrames o exposiciones peligrosas o químicas, fallos o mal funcionamiento de equipos médicos, riesgos de lesiones físicas, amenazas de seguridad, incendios o Cualquier otra condición de trabajo insegura.
  • Seguridad y calidad del paciente La seguridad del paciente se refiere a los métodos para prevenir daños a los pacientes. Las prácticas de seguridad del paciente en las áreas de errores médicos, prevención de caídas, control de infecciones y manejo de medicamentos son esenciales para reducir el riesgo de eventos adversos y lesiones prevenibles. La calidad y la seguridad están vinculadas entre sí en términos de estándares de atención. El Instituto de Medicina (IOM) identifica la calidad de la atención como “segura, efectiva, centrada en el paciente, oportuna, eficiente y equitativa”.

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Metas financieras

  • Aumento de los costos operativos: la disminución de los pagos de los médicos, menos pacientes y los costos de alta tecnología pueden ser financieramente paralizantes. La mejor manera de manejar los crecientes costos operativos es monitorearlos y luego desarrollar un plan para reducir costos. Tres áreas que pueden sumar miles de dólares en ahorros por año incluyen suministros de oficina, suministros médicos y equipo de oficina.
  • Recolección de pagos de pacientes: En los últimos años, toda la industria del cuidado de la salud se ha vuelto más agresiva en sus prácticas de recolección. Con los costos cada vez mayores asociados con la atención médica, es extremadamente importante para el sustento de cualquier instalación obtener el reembolso máximo que depende en gran medida de los pagos de los pacientes.
  • Maximización de los reembolsos de seguros: administrar el ciclo de ingresos de manera eficiente no es una tarea fácil y requiere su atención constante. Cada fase del ciclo de ingresos, desde el momento en que un paciente tiene una cita programada hasta el momento en que recibe el pago de la compañía de seguros, es igualmente importante para maximizar los reembolsos de seguros.

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Desempeño del personal médico

El desempeño de la oficina médica se basa en gran medida en el desempeño individual del personal de la oficina médica. Esto hace que medir el desempeño del personal médico a través de evaluaciones individuales sea crítico para lograr niveles más altos de excelencia. Los gerentes pueden medir el desempeño del personal de la oficina médica desarrollando y manteniendo un sistema que mide tanto la calidad como la cantidad de trabajo según se especifica en la descripción del puesto para cada puesto. Hay muchos beneficios para medir el rendimiento. Aquí hay cuatro:

  1. Cumplimiento: Las  evaluaciones proporcionan la documentación en los casos en que la terminación es necesaria. Los gerentes utilizan las evaluaciones para determinar las oportunidades de avance y los aumentos a la compensación. También evita la injusticia en la promoción, recompensa, reasignación y transferencia de personal a otros puestos.
  2. Comunicación : La  comunicación debe proporcionar una retroalimentación efectiva con respecto al desempeño del personal médico. Es necesario que la evaluación sea comunicada a cada empleado. Las discusiones de evaluación promueven la interacción bidireccional entre los gerentes y el personal sobre temas relacionados con el trabajo.
  3. Motivación:  alentar a los empleados a lograr un rendimiento satisfactorio o un rendimiento superior. Un empleado motivado es aquel que se siente orgulloso de lo que hacen todos los días. Saber y comprender cómo un individuo contribuye al éxito de la oficina médica es un gran motivador para mejorar el rendimiento.
  4. Desarrollo: la  evaluación del desempeño de los empleados es esencial para sensibilizar a los gerentes y al personal sobre las oportunidades de capacitación y desarrollo. Las evaluaciones fomentan los esfuerzos para mejorar los problemas de rendimiento e identifican los pasos necesarios para crear un plan de mejora del rendimiento.

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Ambiente de trabajo

Tener una actitud positiva le permite ver soluciones positivas cuando se enfrenta a desafíos. Cuando deje de enfocarse en lo negativo, estará más abierto a ver una manera de resolver el problema en lugar de simplemente sentarse y quejarse. Una actitud positiva es clave para tener resultados positivos.

Crear un ambiente de trabajo positivo es valioso en todos los entornos de atención médica, desde el consultorio médico hasta la clínica, el hospital o el centro de atención a largo plazo. A medida que los profesionales de la salud se centran en curar y apoyar a sus pacientes, no deben olvidar que sus compañeros de trabajo también deben ser nutridos en el entorno laboral.

Sus pacientes merecen el  mejor personal  para brindarles la mejor atención posible. Cuando sus empleados tienen una actitud positiva, sus pacientes lo sentirán cuando entran por la puerta. Los pacientes, especialmente cuando no se sienten bien, confían en el personal de la práctica médica para que se sientan seguros, protegidos y cuidados. Una actitud positiva por parte del personal crea un ambiente cálido y acogedor para los pacientes.

El éxito de la oficina médica no se trata solo de dar una respuesta positiva. Obtener comentarios positivos de los pacientes y el personal es importante para que la oficina médica continúe obteniendo los resultados deseados. Saber qué va bien y qué no va bien es igualmente importante en el desarrollo de  estrategias  y objetivos para mantener resultados positivos.9

Planes para mejorar el rendimiento

Para lograr un cambio positivo, debe identificar los problemas en su consultorio médico e implementar acciones correctivas. Una evaluación del consultorio médico puede ayudarlo a identificar las áreas que deben abordarse para desarrollar un nuevo plan para el éxito.

  • Reducir gastos innecesarios requiere desarrollar hábitos de gasto estrictos y cautelosos. Concéntrese en las áreas en que los gastos se pueden reducir o eliminar por completo. Considere los gastos que no son esenciales para las operaciones de la oficina médica
  • Dejar ir a los pacientes no rentables. Suena duro. Sin embargo, una práctica médica es como cualquier otro negocio. Solo puede permanecer en el negocio si es rentable. La conclusión es que los pacientes que no generan ganancias son parte del problema. Si un paciente está utilizando los recursos de la práctica pero no es financieramente beneficioso, es para el mejoramiento de la oficina médica para dar de alta al paciente.
  • Asociarse con un especialista es una excelente manera de mejorar las condiciones financieras de la oficina médica. Un especialista trae consigo un nuevo flujo de pacientes, algunos de los cuales pueden pasar a otros médicos en la práctica. Además, el especialista puede brindar una nueva perspectiva al consultorio médico que puede aumentar los ingresos.