8 Responsabilidades de la recepción en un consultorio médico

El personal de recepción suele ser el primer contacto que el paciente tiene con su consultorio. No se trata solo de contestar el teléfono o saludar a los pacientes. También son responsables de programar citas y obtener información demográfica del paciente. Deben poder mantenerse al día con el ritmo acelerado de un consultorio médico y prestar gran atención a los detalles. Aquí hay 8 responsabilidades del personal de recepción.1

Acoge con satisfacción pacientes y visitantes

Un empleado de recepción recibe y saluda a todos los pacientes y visitantes, en persona o por teléfono. Como todos saben, las primeras impresiones son duraderas. Las primeras impresiones que reciben sus clientes acerca de su práctica médica son a menudo del personal de su oficina, lo que las hace cruciales para el éxito de su organización. Proporcionar atención de alta calidad y un excelente servicio al cliente evitará la pérdida de ingresos para el consultorio médico debido a un alto nivel de satisfacción del paciente.2

Contesta el telefono

El personal de la recepción responde al teléfono mientras mantiene una actitud educada y coherente con el teléfono mediante la etiqueta telefónica adecuada. Tener buenos modales telefónicos es una tarea simple. Tener buenos modales telefónicos simplemente significa ser profesional y tratar a los demás de la manera en que quiere que lo traten si usted fuera la persona que llama. Es importante que el personal de su consultorio médico ofrezca constantemente una forma de teléfono educada y coherente. Cuando un paciente llama, la forma en que el personal de recepción atiende la llamada telefónica determina cómo se percibe su centro.3

Mantiene el área de recepción

Mantener su consultorio médico limpio no es solo su aspecto. Un consultorio médico limpio es esencial para mantener a los empleados y pacientes seguros y saludables. Mantener el consultorio médico libre de gérmenes es algo más que solo lo que está en la superficie; Se trata de tener un ambiente sano y estéril para prevenir enfermedades infecciosas.  4

Mantiene registros de pacientes

Imágenes de héroe / Imágenes de Getty

El personal de recepción es responsable de registrar nuevos pacientes y de actualizar la información demográfica de los pacientes mediante la recopilación de información detallada del paciente, incluida la información personal y financiera. El ciclo de la cuenta de un paciente se origina con la entrada inicial de información demográfica del paciente que incluye datos demográficos del paciente e información de seguro. La información no válida puede retrasar el pago.5

Facilita el flujo del paciente

El personal de recepción mantiene las cosas en movimiento notificando al proveedor la llegada de los pacientes, siendo consciente de los retrasos y comunicándose con los pacientes y el personal clínico. Si los pacientes de su consultorio médico no están contentos con todo el proceso, es posible que no regresen. Proporcionar atención de alta calidad y un excelente servicio al cliente evitará la pérdida de ingresos para el consultorio médico debido a un alto nivel de satisfacción del paciente. Es muy probable que los pacientes continúen regresando mientras estén satisfechos con todo el proceso.6

Preguntas de respuestas

El personal de recepción atiende las consultas de manera cortés. Una técnica llamada “escucha activa” es una herramienta útil para asegurar que la comprensión sea completa. En esta técnica, el oyente reformulará la información que escuchó en sus propias palabras. Si esta información es correcta, el intercambio está completo, si no el remitente de la información puede corregir cualquier malentendido en este momento. Este intercambio toma solo un poco más de tiempo y es una herramienta eficiente para crear la responsabilidad porque todos los involucrados en el intercambio saben que las expectativas fueron claras y comprendidas.7

Mantiene suministros de oficina

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Mantienen los suministros médicos de oficina adecuadamente almacenados al anticipar las necesidades de inventario, hacer pedidos y monitorear el equipo de oficina.8

Protege la confidencialidad del paciente

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El personal de la recepción protege la confidencialidad del paciente asegurándose de que la información médica protegida esté protegida al no dejar la PHI en un sitio simple y desconectando la computadora antes de dejarla sin supervisión. Mantener la confidencialidad del paciente no solo hace que los pacientes se sientan seguros sobre el tratamiento en su centro médico, sino que también es la ley. Cualquier organización que acceda a la información de salud del paciente se considera una entidad cubierta y está obligada por ley a cumplir con las disposiciones de HIPAA o enfrentar sanciones civiles y / o penales. Es imperativo que los registros médicos se mantengan confidenciales y no puedan acceder a ellos las personas que no cuentan con la autorización adecuada. Las divulgaciones hechas con respecto a la información de salud protegida (PHI) de un paciente sin su autorización se consideran una violación de la Regla de privacidad.