Cómo la mentalidad 5S puede mejorar la atención médica

Lo más importante en la mente de los líderes de las organizaciones de atención médica en el difícil clima de reembolso de hoy  es encontrar una manera de brindar atención de alto valor. Dicho de otra manera, a medida que el costo de brindar atención continúa aumentando a una velocidad cada vez mayor, las organizaciones de atención médica están bajo una presión cada vez mayor para brindar atención de la más alta calidad al menor costo posible.

Si bien hay muchos enfoques diferentes para alcanzar este objetivo, uno parece dominar el panorama como una forma de producir mejores resultados de salud, resultados financieros y puntajes de satisfacción del paciente y el personal. La mejora continua de la calidad en las organizaciones de atención médica ha sido ampliamente aceptada como el modelo más efectivo para aumentar el valor.

¿Qué es 5S?

Las organizaciones de salud están recurriendo cada vez más a la mentalidad magra para lograr un mayor valor. 5S es una de las herramientas más populares en uso para lograr un cuidado de la salud magro. Desarrollada por Toyota a principios de la década de 1980, 5S es una técnica de cinco fases que mejora el valor dentro de una organización mediante el análisis constante y continuo de las operaciones para identificar el desperdicio y la ineficiencia, y luego diseñar nuevas soluciones para ser más ágil. Se ha utilizado en todo el mundo durante varias décadas. Desde la década de 1990, las mentes innovadoras en el liderazgo sanitario han tomado prestado y aplicado la mentalidad 5S, logrando resultados impresionantes.

Las 5 fases de 5S

La creación de un lugar de trabajo 5S dentro de una organización de atención médica puede llevar a mejoras tangibles en el valor al mejorar los resultados y la experiencia del paciente, al tiempo que maximiza el talento dentro de la organización y utiliza la menor cantidad de recursos. Los cinco pasos a continuación proporcionan un enfoque básico para las organizaciones de salud que desean implementar el enfoque 5S.

Paso 1. Ordenar

El primer paso es sobre la categorización de elementos en el entorno de trabajo. Implica eliminar elementos innecesarios de las áreas de trabajo y organizar el área de trabajo según el proceso. Los expertos abogan por dos enfoques dominantes para la clasificación.

Los artículos se pueden clasificar en tres grupos según la frecuencia de uso, como:

  1. Siempre usado
  2. A veces usado
  3. Raramente usado

O bien, pueden organizarse por familias de productos como los requisitos IV, respiratorios, de eliminación, etc.

La razón detrás de la clasificación es identificar los artículos más importantes que se necesitan para hacer su trabajo y relegar los suministros de prioridad más baja a un espacio que no invade el espacio altamente valorado que debe reservarse para los artículos más importantes y de alto uso. La clasificación debe ser un proceso continuo y debe realizarse en el menor tiempo posible.

Paso 2. Poner en orden

Ahora que ha reservado espacio y ha ordenado y separado el material que usa con más frecuencia de los suministros que usa con poca frecuencia, comenzará la siguiente etapa de organización: ponga en orden sus suministros médicos . Es hora de ser específico con cómo y dónde almacenará estos artículos.

Asigne un lugar específico, permanente y de fácil acceso para cada tipo de suministro médico para que el personal siempre sepa dónde encontrar lo que está buscando, incluso cuando está estresado, cansado y apresurado. “Permanente” no significa que la ubicación de almacenamiento no puede o no debe ser movida cuando surge la oportunidad de mejorar el almacenamiento y su ubicación debido a los esfuerzos continuos de mejora de la calidad.

Defina qué cantidades de cada suministro deben estar en esa ubicación y la cantidad mínima que activará la repoblación. En la fabricación, estos son conocidos como “niveles par” y esta terminología se transfiere fácilmente a la gestión de materiales para el cuidado de la salud.

Organice los suministros médicos en orden paralelo y perpendicular para facilitar el acceso y reducir la posibilidad de agarrar el artículo equivocado. Dé a cada conjunto de elementos límites con estantes, bandejas u organizadores de cajones, por ejemplo. Desarrolle un sistema de etiquetado fácil y obvio para todo lo que almacene. Las etiquetas deben leerse fácilmente. Muchas organizaciones han descubierto que la introducción de un sistema de codificación por colores en su almacenamiento es muy útil. Siempre busque formas de simplificar y mejorar su sistema de clasificación.

Paso 3. Brillar

Mantenga un espacio de trabajo limpio y espacio de almacenamiento. La limpieza tiene muchos beneficios en la atención médica:

  • Reduce la propagación de bacterias , virus y enfermedades infecciosas en su centro de atención médica.
  • Mejora la salud y seguridad del paciente y del personal.
  • Las instalaciones se vuelven más atractivas para los pacientes y las familias que usan sus instalaciones y sus servicios, lo que puede aumentar las calificaciones de los informes públicos formales de HCAHPS (Evaluación de los consumidores y sistemas de atención de la salud (HCAHPS) del Hospital del Hospital).

(Nota: HCAHPS le pide a los pacientes que califiquen sus experiencias con respecto a su estadía como paciente interno. Las calificaciones se comparten con el público y pueden afectar la reputación de una organización de atención médica en la comunidad, así como la cantidad que se reembolsará por los servicios prestados a los pacientes de Medicare).

Paso 4: Estandarizar

Ahora formalice las responsabilidades, la asignación de espacio, los niveles parciales, el sistema de organización y los requisitos de limpieza para su organización. En resumen, las actividades de “estandarización”, “ordenación”, “ordenación” y “brillo” para que se ejecuten de forma coherente. Todos los involucrados deben entender sus responsabilidades específicas en estos procesos. Las organizaciones 5S más exitosas en cualquier industria utilizan ayudas visuales para alertar a los empleados de forma rápida y precisa sobre el cumplimiento de las normas.

Paso 5: Sostener

La quinta “S”, “sostener” puede hacer o deshacer sus esfuerzos. Su equipo ha invertido tiempo y esfuerzo, y sin duda dinero, para ordenar, poner en orden, brillar y estandarizar. Mantener estos esfuerzos a largo plazo generará un mayor rendimiento de estas inversiones. Esta es la razón por la que 5S se considera una “mentalidad” y no un proyecto a corto plazo. Es una forma de pensar cómo operará su organización para que proporcione la atención médica de mayor valor.