Problemas actuales para gerentes de oficinas médicas

El consultorio médico se enfrenta constantemente a muchos desafíos. El trabajo del gerente de la oficina médica es identificarlos y comprender los pasos necesarios para implementar estrategias exitosas.1

Preparándose para el cambio

Sea bienvenido o no, el cambio es inevitable, especialmente en la industria del cuidado de la salud. Es importante estar preparado para los cambios que puedan surgir, como la tecnología, el cumplimiento o para satisfacer las demandas de sus pacientes. No importa lo que cambie sus experiencias en el consultorio médico, la principal importancia con respecto a esos cambios es cómo responde a ellos.

Los gerentes de consultorios médicos deben estar listos y ser capaces de identificar oportunidades de cambio que mejorarán la eficiencia y la eficacia del consultorio. Es importante mantenerse al día sobre las tendencias de la atención médica para el financiamiento, el cumplimiento y la planificación futura.2

Transición a 5010

Although the date has passed for all providers, hospitals, and payers to convert from Version 4010 standards for electronic health transactions to Version 5010 for electronic claims, the transition is far from over. Facilities all over the country are experiencing many challenges in getting back to the “norms” of billing and coding. Getting clean claims billed out will take time because simply put – none of us knew exactly what we were facing.

The most important step you can make is to identify each problem as it arises. Whether you have your own IT department or you have to contact your billing software provider, be ready with examples of what your billers are experiencing to get things fixed. Unfortunately, there is no quick solution but staying on top of these “bugs” will serve you well in the long run.3

Protecting Patient Privacy

All healthcare providers have a responsibility to keep their staff trained and informed regarding HIPAA compliance. Whether intentional or accidental, unauthorized disclosure of PHI is considered a violation of HIPAA. Here are 5 tips to avoid violating HIPAA:

  1. Healthcare professionals should be very careful to refrain from disclosing information through routine conversation. This can easily be done by mentioning to a third party something seemingly insignificant as saying that John Smith had an office visit today.
  2. Discussing patient information in waiting areas, hallways or elevators should be strictly off limits. Sensitive information can be overheard by visitors or other patients. Also be sure to keep patient records out of areas that are accessible to the public.
  3. La PHI nunca debe desecharse en el bote de basura. Cualquier documento arrojado a la basura está abierto al público y, por lo tanto, es una violación de la información. Use un servicio externo que se especialice en la eliminación adecuada de la PHI.
  4. El chisme es particularmente difícil de controlar. Por eso es importante que el acceso a la información se limite estrictamente a los empleados cuyos trabajos requieran esa información. Este tipo de violación puede ser particularmente dañina para la reputación de su organización, especialmente en comunidades pequeñas donde “todos conocen a todos”.
  5. La venta de listas de pacientes o la divulgación de PHI a terceros con fines de marketing está estrictamente prohibida sin la autorización previa del paciente. Recuerde que solo se debe acceder a la divulgación de la información del paciente con el fin de brindar atención de calidad.

4

Control de infección

La prevención de la propagación de enfermedades infecciosas es el objetivo principal del control de infecciones en el consultorio médico. Como todos sabemos, el lavado de manos adecuado es la forma más efectiva de prevenir la propagación de infecciones, sin embargo, el lavado de manos solo no puede hacer el trabajo. Los pacientes y el personal pueden ayudar por:

  • Mantenerse actualizado sobre las vacunas, incluida la vacuna contra la gripe.
  • Usar la higiene adecuada al toser y estornudar.
  • Seguir las pautas apropiadas al manejar sangre y otros fluidos corporales.
  • Usar equipo de protección personal (PPE) apropiado cuando sea apropiado

El paso más importante que puede tomar el consultorio médico para prevenir la propagación de enfermedades infecciosas es agregar productos sin contacto o manos libres que promuevan la seguridad del paciente y garanticen la protección de los pacientes y el personal.5

Reclamaciones pendientes

Ya sea que sus reclamaciones médicas se facturen electrónicamente o en papel, por correo postal, es imperativo que el personal de su consultorio médico realice un seguimiento de las compañías de seguros para obtener el estado de la reclamación. Una vez que la compañía de seguros ha recibido la factura, no tiene que estar a su merced para recibir el pago de manera oportuna.

Dependiendo de su método de facturación, debe esperar recibir el pago en tan solo 15 días. Si los pagos de su seguro promedian un tiempo de respuesta de más de 30 días desde el momento en que se envían sus facturas hasta que recibe el pago, su oficina debe desarrollar un proceso para el seguimiento de las reclamaciones. Dar seguimiento al estado de sus reclamaciones definitivamente puede mejorar sus días de cuentas por cobrar.6

Control interno

Los controles internos se definen como un proceso diseñado para desalentar el fraude, salvaguardar los recursos de la compañía y garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones. Los controles internos solo son efectivos si se cuidan según las necesidades específicas del consultorio médico, se implementan, se monitorean y se miden para garantizar que funcionen como se planificó.

El consultorio médico debe adoptar un enfoque proactivo para prevenir y detectar la mala conducta de los empleados al implementar una política con respecto a los controles internos. La prevención y la detección juegan un papel muy importante en cualquier proceso de control interno al minimizar un cierto nivel de riesgo.

Bone Marrow Transplantation at | 832-533-3765 | [email protected] | Website

I am Dr. Christopher Loynes and I specialize in Bone Marrow Transplantation, Hematologic Neoplasms, and Leukemia. I graduated from the American University of Beirut, Beirut. I work at New York Bone Marrow Transplantation
Hospital and Hematologic Neoplasms. I am also the Faculty of Medicine at the American University of New York.