Objetivos clave para la gestión de cuentas por cobrar

El   informe de cuentas por cobrar (A / R) está diseñado para analizar la salud financiera de la oficina médica . El propósito del informe de A / R es clasificar las cuentas por cobrar de la oficina médica de acuerdo con el tiempo durante el cual las cuentas de los pacientes están pendientes. La antigüedad, o la cantidad de días pendientes, de las cuentas de los pacientes, es importante para identificar qué cuentas que actualmente no están pagadas y deben resolverse.1

Objetivos claves

Los objetivos clave de un informe A / R son:

  • Monitoreo: El informe A / R es una herramienta de administración importante que le permite a la oficina médica monitorear los indicadores clave de desempeño (KPI) para evaluar procesos y actividades, tomar decisiones comerciales importantes y mejorar el desempeño financiero.
  • Análisis: El informe de A / R permite a la administración analizar el desempeño de la oficina médica para identificar posibles problemas que surjan, identificar la causa raíz de los problemas que existen y determinar la efectividad de los procesos y procedimientos actuales.
  • Administración: El informe de A / R proporciona la información necesaria para administrar de manera eficaz el personal y los procesos de la oficina médica con un enfoque y una dirección claros para alcanzar los objetivos y metas de la organización.

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Monitoreo del Informe A / R

El informe de A / R es una herramienta de administración importante que permite a la oficina médica monitorear los indicadores clave de rendimiento (KPI) para evaluar procesos y actividades, tomar decisiones comerciales importantes y mejorar el rendimiento financiero. La supervisión del informe A / R proporciona una indicación de dónde se encuentra el consultorio médico en dos áreas principales:

  1. Actividad de facturación: el informe de A / R indicará lo que se ha facturado y lo que actualmente no se ha facturado diariamente, semanalmente y mensualmente.
  2. Efectividad de cobro: El informe de A / R indicará lo que se ha recolectado, lo que no se ha recolectado, y lo que actualmente está envejeciendo o las horas extraordinarias no pagadas.

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Analizando datos de A / R

El informe de A / R permite a la administración analizar el desempeño de la oficina médica para identificar posibles problemas que surjan, identificar la causa raíz de los problemas que existen y determinar la efectividad de los procesos y procedimientos actuales. El análisis de los datos de A / R permite a la administración tomar decisiones críticas sobre cómo convertir efectivamente las cuentas de un estado no pagado a un estado pagado.

Actividad de facturación

Las reclamaciones de seguros deben facturarse dentro de los 3 días posteriores a la fecha de alta. Esta ventana de 3 días permite que se cree un reclamo para la facturación y proporciona tiempo para que el reclamo se revise y edite con precisión. A veces, las cuentas se mantienen más de 3 días en espera de una revisión adicional o información antes de la facturación. Realizar un seguimiento de la rapidez o la lentitud con la que se envían las facturas a los pagadores de seguros proporciona información sobre áreas que pueden requerir más atención.

Efectividad de la colección

Cuando el informe de AR indica que no se han recaudado ingresos dentro de los 30 días posteriores a la fecha de alta del paciente, esto es una advertencia para la administración de que existe un riesgo para el estado financiero de la oficina médica. Las cuentas envejecidas son cuentas pendientes de pacientes que tienen más de 30 días. El informe de A / R generalmente indica cuentas antiguas con la siguiente información:

  1. Nombre del pagador
    1. BCBS
    2. Comercial
    3. HMO
    4. Responsabilidad
    5. Seguro de enfermedad
    6. Seguro médico del estado
    7. Auto pago
    8. Compensación de trabajadores
    9. Otro
  2. Orden de facturación
    1. Primario
    2. Secundario
    3. Terciario
  3. Número de días de envejecimiento después del alta
    1. Días 0 – 30
    2. Días 31 – 60.
    3. Días 61 – 90.
    4. Días 91 – 120.
    5. Días 121 – 150.
    6. Días 151 – 180
    7. Días 180+

4. Total de dólares pendientes y porcentajes.4

Gestión basada en datos de A / R

El objetivo general de la gestión de A / R es lograr el período de recopilación más corto posible. Para garantizar que el flujo de efectivo sea suficiente para una gestión eficaz, la oficina médica tiene la responsabilidad de maximizar su potencial de ingresos.

La administración de cuentas por cobrar involucra a casi todas las áreas de la oficina médica. La gestión exitosa de las cuentas por cobrar requiere una comprensión completa de cómo se relaciona cada área o departamento con e influye en el ciclo de ingresos y el período de cobro de A / R.

El seguimiento efectivo de las colecciones da como resultado la resolución rápida de sus reclamaciones de consultorios médicos. El seguimiento de reclamos debe comenzar tan pronto como 7 a 10 días después de que su reclamo haya sido enviado para su pago. Los esfuerzos inmediatos para que se paguen las reclamaciones no solo reducirán los días de cuentas por cobrar, sino que también aumentarán el flujo de efectivo.

El personal adecuado con la capacitación adecuada sobre cobranzas proporcionará el resultado deseado en la fase de cobranza del ciclo de ingresos. El personal de la oficina médica debe conocer los pasos fundamentales necesarios para un seguimiento eficiente de las reclamaciones de seguros.